Projektijuhtimine

Projektijuhtimine ja sellega seotud põhimõtted on leidnud üha suuremat rakendamist ettevõtete tegevuses, samuti loomemajanduses. Kui veel mõnda aega tagasi käsitleti mõisteid „projekt“ ja „projektijuhtimine” piiratud kontekstis, näiteks Euroopa Liidu vahendite kasutamisel või ühe valdkonna põhiselt (eelkõige ehitus), siis täna kasutatakse projektijuhtimise põhimõtteid väga laialdaselt ning eri tüüpi tegevustes. Seetõttu on oluline teada, milles projektijuhtimine seisneb.

Kõigepealt aga küsimus – mis on üldse projekt? Ühtset definitsiooni sellele ei ole, sest kuidas koondada nö. ühe mütsi alla näiteks uue idee elluviimine ja toote väljaarendamine, ürituse korraldamine ja muutuse sisseviimine ettevõttes – need kõik võivad olla projektid.

Projekti võiks püüda defineerida kui:

• ühekordset iseloomuga ülesannet, millel on selgelt määratletud tulemuslikud, kestus- ja kulueesmärgid;
• tähtaegset ja mitut inimest või üksust puudutav ettevõtmine, mille olulisuse või kiireloomulisuse tõttu tuleks tööle rakendada rühm inimesi.

Projektijuhtimise puhul on seega tegemist piiratud aja ning ressursside tingimustes konkreetse eesmärgi saavutamisele suunatud tegevustega. Seetõttu võib ka väita, et projektijuhtimise põhimõtteid rakendades muutub ettevõte paindlikumaks ja kiiremini reageerivaks, mis on eeliseks nn. tavajuhtimise ees.

Projekti käivitamine võib saada alguse vägagi erinevatel põhjustel. Loomemajanduses võib nendest välja tuua järgmised:

• vajadus ellu viia mingi tekkinud idee
• soov töötada välja uus toode, toote- või disainisari
• vajadus teenindada paremini oma olemasolevaid ja potentsiaalseid kliente
• valmistumine osalemiseks messil, näitusel või muul koostööfoorumil
• konkurentide tegevus turul

Projekti algatamise põhjuseks on seega üldreeglina vajadus või lahendamist ootav olukord, mis võib peituda nii ettevõtte sees kui ka väljaspool ettevõtet. Üks uuema aja sagedasemaid põhjusi projekti käivitamiseks on see, et ümbritsevas keskkonnas toimub pidevalt palju muutusi, millele ettevõtjad peavad olema valmis kiiresti reageerima.

Näide: ühe loomemajanduse valdkonna ettevõtte tegevus on ilusti käima läinud. Toodangule on tekkinud nõudlus ning ettevõtte areneb nö. loomuliku kasvu kaudu mõõdukas tempos. Ei tehta liiga suuri investeeringuid ega võeta tööle ülemäära palju inimesi. Nüüd aga tekib olukord, kus ühel päeval saab ettevõte ülisuure tellimuse oma toodangule ning võib eeldada, et see ei jää viimaseks. Võimalik, et turg ootab tootest ka pisut erinevat varianti ehk uuendust. On selge, et seniste ressurside, töövahendite ning töökorraldusega oleks võimatu järsult suurenevat nõudlust rahuldada. See ongi koht, kus tuleks aega kaotamata kaaluda projekti käivitamist tekkinud nö. ülesande lahendamiseks. Olukorra sisuliseks lahendamiseks on väga erinevaid võimalusi, alates investeeringutest seadmetesse, inimestesse jms. kuni koostööni teiste tootjate ning allhankijatega. Selleks ongi vaja projekti esimest etappi, et vastata kõigile olulistele küsimustele, arutada läbi võimalikud variandid, hinnata nende teostatavust ning valida nendest parim, mis sobib just sellele ettevõttele.

Projekti etapid

Etappide kaupa on alati lihtsam projekti planeerida ja kontrollida. Etappideks jaotamise võimalusi ja käsitlusi on erinevaid, siin on toodud üks praktikas kasutatav ülesehitus

1. Teostatavuse etapp ehk käivitamine

Selles etapis määratakse üldjoontes kindlaks, mida teha kavatsetakse ja kas või millisel määral on see saavutatav.

Siin tuleks enda jaoks selgeks teha või ära otsustada:

• projekti eesmärkide seadmine ning tulemuse võimalikult täpne sõnastamine
• erinevate sidusgruppide ja nende rollide defineerimine
• riskide ja piirangute mõistmine

Kui me täidame kliendi tellimust ning klient on esitanud lähteülesande, siis tuleb kindlasti hinnata ka lähteülesannet, eesmärgiga saada võimalikult hea ettekujutus projekti oodatava lõpptulemuse saavutamise tõenäosusest.

2. Planeerimine

Nagu töös nii ka kogu elus loob hea planeerimine eeldused tulemuste saavutamiseks. Projekti planeerimise faasis tuleb eelkõige leida vastused küsimustele kes?, mida?, millal? ja kuidas?

Selles etapis peaks tegelema alljärgnevaga:

• vajalike tegevuste määratlemine
• projekti tegevusplaani ja ajakava koostamine
• eelarve koostamine
• ressurside planeerimine ja kättesaadavus
• meeskonna loomine

Tegevusplaan võiks olla piisavalt detailne, et sellest nähtuks erinevate tegevuste kestus, nende omavaheline seotus, vajaminevad ressursid ja loomulikult ajakava. Väga oluline on, et projektimeeskonnas oleks selge rollijaotus ning kõigile liikmetele teada, kes mille eest vastutab.

3. Teostamine ehk elluviimine

See on etapp, kus kogu plaan viiakse ellu, jälgitakse planeeritud tegevuste täitmist ja kontrollitakse projekti teostumist.

Olulisemad märksõnad, mida meelde jätta:

• tegevusplaani ja eelarve haldamine
• muutuste juhtimine – vajadusel viiakse sisse muutused
• tegevuste, ressursside, inimeste kontroll või monitooring
• inimeste juhtimine, vastuolude ja konfliktide ennetamine ning lahendamine

Samuti on tähtis erinevate tegevuste dokumenteerimine, eriti projektides, mis täidavad klientide tellimust.

4. Lõpetamine

Viimane etapp, nagu nimigi ütleb, seisneb kogu kavandatu lõpuleviimises. Siin on nii sisulisi kui ka vormilisi tegevusi.

Projekti lõppfaasis leiavad aset:

• tegevuste lõpetamine
• töö üleandmine ja vastuvõtmine
• lõpparuande koostamine
• projekti edukuse hindamine ja analüüs

Iga etapi järel võiks toimuda möödunud etapile hinnangu andmine. Mõned abiküsimused selleks: kuidas läks, kas liigume püstitatud eesmärkide suunas, kas püsime kavandatud ajakavas, kas on olemas ning kättesaadavad vajalikud ressursid, sh inimesed. Samuti tuleks hinnata, kas on tulnud ette kõrvalekaldeid ning toimunud näiteks väliseid muutusi, mis panevad meid analüüsima projektis võimalike muudatuste tegemise vajadust jms.

Projekti formaalne lõpetamine ja dokumenteerimine on pigem rutiinne tegevus, eeldusel, et oleme projekti hästi, professionaalselt ja vastavalt kokkulepetele juhtinud.

Enda jaoks tuleks lõpuks analüüsida ja hinnata tulemuse saavutamist, samuti rahalist tulemust ning mitte vähetähtis ei ole klientide hinnang.

Indrek Orav

Indrek Orav on juhtimis- ja läbirääkimistreener ning konsultant, kes nõustab ettevõtjaid, avaliku ning erasektori organisatsioone. Hariduselt on Indrek jurist ja diplomaat, täiendanud ennast nii Eestis kui välisriikides erinevates juhtimis-, läbirääkimis- ning psühholoogiavaldkondades.