Asjaajamine
Selleks, et kaitsta ettevõtte õigusi ja huve, on vajalik ettevõttele oluline informatsioon dokumenteerida. Asjaajamise eesmärgiks ongi dokumentides sisalduva teabe haldamine. Samas peab asjaajamine toetama ettevõtte eesmärkide saavutamist ning tagama informatsiooni kiire kättesaadavuse. Ettevõtte töö korraldamiseks on vajalik luua ja säilitada dokumendid, mis sisaldavad ettevõttele olulist informatsiooni (nt ametikirjad, lepingud jne). Dokumentide haldamist alates nende loomisest või saamisest kuni hävitamiseni (või üleandmiseni arhiivi) nimetatakse dokumendihalduseks.
Tegija kommentaar
“Asjaajamine olgu korras, seda lihtsam on pabereid näidata, kui keegi peaks tahtma neid su käest küsida.”
Sille Sikmann
Scheckmann
Ettevõtte dokumentide haldamiseks on kasulik kehtestada kindlad nõuded ning fikseerida need asjaajamiskorras või ettevõtte kvaliteedikäsiraamatus. Asjaajamiskord kirjeldab kõiki toiminguid dokumentidega ja on ettevõtte töötajatele abiks dokumentide vormistamisel, menetlemisel ja säilitamisel. Dokumentide liigitamiseks koostatakse dokumentide loetelu, kus määratakse kindlaks dokumentide indeksite süsteem ja säilitustähtajad.
Ettevõtte tegevuse käigus loodud ja saadud dokumendid moodustavad ettevõtte arhiivi. Ettevõtte arhiivi kuuluvad kõik dokumendid olenemata liigist ja andmekandjast (paberil, digitaalne).
Ettevõtte arhiivitööd korraldatakse vastavalt Arhiivieeskirjale. Rahvusarhiiv annab juhiseid arhiivi korrastamiseks ning kogub ja säilitab alatiselt ka erasektoris tekkinud olulist teavet.
Loe lähemalt: arhiivinduse põhimõtted
Ettevõtte asjaajamist ja arhiivindust korraldab tavaliselt sekretär, kuid võib kasutada ka teenusepakkujate abi.
Tegija kommentaar
“Ma arvan, et paberimajandusega on oluline algusest peale süsteemselt tegeleda.”
Kriss Põldma
New Vintage by Kriss
Dokumendiliigid
Ametikiri on dokument, mis koostatakse infovahetuse eesmärgil ning saadetakse posti, e-posti või faksi teel. Ametikirjad on näiteks tellimiskiri, volikiri, garantiikiri, avaldus, memo jne. Ametikirja koostamisel tuleb tähelepanu pöörata lisaks kirja sisule ka selle välisele küljele, kuna kirja saajale tekib seeläbi ettevõttest esmane mulje. Ametikirja koostamisel peaks lähtuma heast asjaajamistavast ja vorminõuetest.
Loe lisaks: Kuidas vormistada ametikirja?
Leping on mitmepoolne tehing. Lepingute sõlmimise üldisi aluseid reguleerivad Tsiviilseadustiku üldosa seadus ja Võlaõigusseadus . Võlaõigusseadus reguleerib lepingute sõlmimist, täitmist, lõppemist, vastutust, lepingust taganemist ning lepinguväliseid kohustusi. Lisaks tuleb konkreetset valdkonda puudutava lepingu puhul vaadata ka eriseadusi (nt omandiküsimuste puhul Asjaõigusseadust, ettevõtte asutamisel või ümberkujundamisel Äriseadustikku). Lepingute ettevalmistamisel on kasulik kasutada juriidilist nõustajat.
Lepingu puhul on oluline ka lepingu vorm (suuline, kirjalik, notariaalne). Lepingu vorm tuleneb seadusest või poolte kokkuleppest ning vormi järgimata jätmisel on leping tühine. Kirjaliku lepingu peavad lepingupooled allkirjastama. Kirjaliku vormiga on võrdsustatud ka elektrooniline vorm, kui see on elektrooniliselt allkirjastatud. Notariaalne leping tähendab lepingu vormistamist kirjalikult ning lepingupoolte allkirjade tõendamist notari poolt.
Loe lisaks: lepingud
Käskkiri on dokument, mis antakse välja ettevõtte juhi poolt sisemiste küsimuste korraldamiseks. Käskkirjad jagunevad põhitegevuse käskkirjadeks, personalikäskkirjadeks, puhkusekäskkirjadeks ja lähetuskäskkirjadeks.
Protokoll on dokument, kus fikseeritakse koosoleku või nõupidamise käik ja vastuvõetud otsused.
Akt on dokument mingi seisu (nt inventuuri akt) või fakti (kauba üleandmine-vastuvõtmine) tuvastamiseks.
Arve on raamatupidamise algdokument, mis vormistatakse vastavalt Käibemaksuseaduse § 37 nõuetele.
Vaata lisaks: dokumendinäidised.
Pane tähele
- säilita kõik dokumendid, mis sisaldavad sinu ettevõtte jaoks olulist informatsiooni;
- korralda dokumentide hoidmine nii, et neis sisalduv info oleks kiiresti kättesaadav;
- vii ennast kurssi dokumendihalduse põhinõuetega, osale koolitustel;
- kui otsustad kasutada teenusepakkuja abi, siis eelista ettevõtet, kes omab riigiarhivaari poolt välja antud tegevusluba.
